(BKTO) - Thực hiện Quyết định số 1430/QĐ-KTNN ngày 09/8/2019 của Tổng Kiểm toán Nhà nước, từ ngày 12 - 16/8, tại Hà Nội, KTNN liên tục tổ chức các lớp hướng dẫn trực tuyến sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc (phiên bản nâng cấp) và chữ ký số dành cho tất cả các đơn vị trực thuộc. Trung tâm Tin học của KTNN được giao làm đầu mối tổ chức, thực hiện các lớp tập huấn này.


Tối ưu hóa quản lý văn bản và điều hành

Ông Vũ Dương Phúc - Trưởng phòng Phát triển ứng dụng (Trung tâm Tin học, KTNN) - cho biết, Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc phiên bản nâng cấp được kế thừa và phát triển trên hệ thống quản lý văn bản cũ. Ưu điểm của phần mềm nâng cấp là nhằm nâng cao hiệu quả của các ứng dụng, tạo tác phong làm việc chuyên nghiệp, hiện đại cho các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong môi trường mạng, tiến tới một “văn phòng không giấy tờ” của KTNN. 

Từ năm 2016, Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc đã được KTNN xây dựng nhằm trợ giúp công tác quản lý và luân chuyển văn bản, hồ sơ, tài liệu trong nội bộ các đơn vị, giữa các đơn vị với nhau và văn bản hồ sơ tài liệu trình lãnh đạo KTNN của các đơn vị, giúp giảm tải văn bản giấy và cải cách thủ tục hành chính. Tuy nhiên, trước yêu cầu nâng cao hiệu quả công việc thông qua môi trường mạng, hỗ trợ công tác quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu, luân chuyển văn bản thuận tiện, nhanh chóng, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý tiến tới văn phòng điện tử không giấy tờ trong cơ quan KTNN, Phần mềm trên đã được nâng cấp trên cơ sở kế thừa hệ thống hiện có. 

Theo bà Phạm Thị Thu Hà - Giám đốc Trung tâm Tin học, trong quá trình xây dựng Phần mềm, Trung tâm Tin học đã phối hợp chặt chẽ với Văn phòng KTNN để xác định yêu cầu nghiệp vụ, đồng thời xin ý kiến của các đơn vị trong quá trình đào tạo. Kết quả đạt được là Phần mềm đã cơ bản đáp ứng yêu cầu quản lý và luân chuyển văn bản, quản lý công việc trong nội bộ KTNN và đã sẵn sàng đưa vào sử dụng chính thức trong toàn Ngành.

Cụ thể, việc nâng cấp Phần mềm đã đáp ứng yêu cầu theo quy định tại Chỉ thị số 15/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước; Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước; Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Thông tư số 01/2019/TT-BNV quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của cơ quan, tổ chức.

Phát huy hiệu quả của những ứng dụng tiện ích

Đáng chú ý, với việc nâng cấp Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, một số chức năng mới đã được bổ sung, cải tiến như: tích hợp chữ ký số; tích hợp liên thông với trục liên thông văn bản quốc gia; lịch công tác của lãnh đạo KTNN; lịch công tác nội bộ đơn vị; quản lý hồ sơ công việc; quản lý biểu mẫu văn bản; dự thảo văn bản - tờ trình; giao việc; báo cáo thống kê văn bản đi - văn bản đến và báo cáo tình hình xử lý, luân chuyển văn bản trong toàn Ngành, trong đơn vị... Phần mềm còn được thiết kế để kết nối với trục liên thông văn bản quốc gia, từ đó, các đơn vị của KTNN có thể gửi văn bản liên thông tới các cơ quan thuộc hệ thống hành chính của Nhà nước. Ngoài ra, Phần mềm còn được thiết kế để gia tăng khả năng ứng dụng trên các thiết bị di động cầm tay như smartphone... - ông Vũ Dương Phúc chia sẻ.

Nhấn mạnh ưu điểm Phần mềm Quản lý văn bản nâng cấp sẽ đáp ứng được việc sử dụng chữ ký số và để tiến tới thay thế cho chữ ký của lãnh đạo các đơn vị, bà Phạm Thị Thu Hà cho biết, đến nay, Trung tâm Tin học đã đăng ký 59 chữ ký số của các tổ chức (có con dấu) trực thuộc KTNN và 1.772 chữ ký số cá nhân; cung cấp cho mỗi cá nhân một thiết bị ký số ứng với thông tin cá nhân để sẵn sàng đưa vào áp dụng trên Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, cũng như các phần mềm khác có yêu cầu sử dụng chữ ký số trong tương lai. Cùng với đó, Trung tâm cũng đã xây dựng hướng dẫn sử dụng chữ ký số để sẵn sàng tích hợp vào Phần mềm và Dự thảo Quy chế cung cấp, quản lý, sử dụng chứng thư số KTNN.

Đề cập đến kế hoạch triển khai sử dụng Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, ông Vũ Dương Phúc cho biết, dự kiến từ ngày 19/8 tới, Phần mềm sẽ được chính thức đưa vào sử dụng. Do đó, các học viên cần nắm vững kiến thức được đào tạo, quy trình thao tác, xử lý để có thể bắt tay vào ứng dụng ngay một cách hiệu quả. Đồng thời, theo kế hoạch triển khai, việc áp dụng chữ ký số đối với Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc cũng sẽ được thử nghiệm đến tháng 10/2019.

Được biết, trong tháng 7 vừa qua, Trung tâm Tin học đã trình lãnh đạo KTNN ban hành Bộ cấu trúc mã định danh và định dạng dữ liệu gói tin phục vụ kết nối các hệ thống quản lý văn bản và điều hành của KTNN và Tiêu chuẩn định dạng dữ liệu kết nối của KTNN. Để đáp ứng yêu cầu về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, Trung tâm đã phối hợp với Văn phòng Chính phủ triển khai các công việc cần thiết để kết nối với trục liên thông văn bản quốc gia. Theo kinh nghiệm triển khai của một số Bộ, ngành, để kết nối với trục liên thông văn bản quốc gia cần thời gian khoảng 3 - 4 tháng chuẩn bị kỹ thuật, đấu nối. Như vậy, dự kiến KTNN sẽ hoàn thành liên thông văn bản với Văn phòng Chính phủ và các cơ quan hành chính khác trong hệ thống chính trị từ tháng 11/2019.