Vừa qua, Tổng Kiểm toán bang Tây Australia Caroline Spencer đã trình bày một Báo cáo kiểm toán trước Quốc hội. Báo cáo xem xét kế hoạch lưu trữ hồ sơ của 146 chính quyền địa phương và trình bày kết quả kiểm tra thực tế hoạt động này tại 4 địa phương.

Báo cáo mới nhất của Tổng Kiểm toán bang cho biết, tất cả 146 chính quyền địa phương đều có kế hoạch lưu trữ hồ sơ và được Ủy ban Lưu trữ hồ sơ nhà nước phê duyệt, theo yêu cầu của Đạo luật Hồ sơ nhà nước năm 2000.
 

Công tác lưu trữ hồ sơ yếu kém tại nhiều địa phương

Tuy nhiên, khi tiến hành kiểm tra thực tế 4 địa phương, Tổng Kiểm toán bang cho biết, cả 4 chính quyền địa phương này đều không tuân thủ các kế hoạch đã đề ra. Chính quyền 4 địa phương này bị chỉ trích không có những chính sách hỗ trợ việc thực hiện kế hoạch lưu trữ hồ sơ đã được phê duyệt một cách minh bạch, hiệu quả; hoạt động lưu trữ hồ sơ rất lỏng lẻo, yếu kém; các tài liệu, hồ sơ quan trọng không được quản lý chặt chẽ; nhiều loại hồ sơ bị xáo trộn…

Thực hành lưu trữ hồ sơ tốt được coi là nền tảng của công tác quản trị tốt, giúp chính quyền các địa phương trong việc ra các quyết định minh bạch, giúp cải thiện mọi hoạt động và mang lại hiệu quả trong các lĩnh vực công khác tại bang.

Trong những năm qua, Văn phòng Tổng Kiểm toán từng nhiều lần tiến hành kiểm tra công tác quản lý hồ sơ tại cơ quan nhà nước các địa phương và cuộc kiểm toán nào cũng phát hiện ra các cơ quan không thực hiện tốt nhiệm vụ này.

Văn phòng Tổng Kiểm toán khuyến nghị chính quyền tất cả các địa phương cần tăng cường công tác đào tạo nhân viên phụ trách công tác lưu trữ hồ sơ, thường xuyên kiểm tra các hoạt động lưu trữ hồ sơ, xử lý các trường hợp sai phạm kịp thời và bảo vệ hiệu quả các tài liệu, hồ sơ quan trọng.