(BKTO) - KTNN đã và đang đẩy mạnh việc triển khai ứng dụng chữ ký số (CKS) trên Phần mềm Quản lý văn bản điều hành nhằm đảm bảo giá trị pháp lý khi sử dụng văn bản điện tử, đồng thời thực hiện tốt chủ trương của Chính phủ về nội dung này.


Chuẩn bị ban hành Quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số

Thời gian qua, Chính phủ đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo quan trọng làm căn cứ để xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, trong đó có việc triển khai sử dụng CKS. Đây được coi là một thành tố quan trọng đảm bảo tính pháp lý, bảo mật cho giao dịch điện tử của người dân, DN và cơ quan tổ chức. Gần đây nhất, Văn phòng Chính phủ đã ban hành Công văn số 3402/VPCP-KSTT ngày 29/4/2020 về việc triển khai CKS chuyên dùng Chính phủ, trong đó yêu cầu: Ban Cơ yếu Chính phủ cấp phát 100% chứng thư số cho các cơ quan hành chính nhà nước và cán bộ, công chức lãnh đạo cấp vụ, cục, sở và tương đương trở lên; các Bộ, ngành, địa phương cần rà soát, bảo đảm về nhân lực, hạ tầng kỹ thuật, phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ trong việc triển khai phân cấp, ủy quyền một số dịch vụ chứng thực CKS chuyên dùng Chính phủ, hoàn thành trong năm 2020.

ThS. Phạm Thị Thu Hà - Giám đốc Trung tâm Tin học (TTTH), KTNN - cho biết: Thực hiện chủ trương trên, đến nay, KTNN đã đăng ký 59 CKS của các tổ chức (có con dấu) trực thuộc KTNN và 1.772 CKS cá nhân; cung cấp cho mỗi cá nhân một thiết bị ký số ứng với thông tin cá nhân để sẵn sàng đưa vào áp dụng trên Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc cũng như các phần mềm khác có yêu cầu sử dụng CKS trong tương lai. Cùng với đó, trong tháng 10/2020, KTNN đã hoàn thành Dự thảo Quy chế quản lý và sử dụng CKS, gửi xin ý kiến các đơn vị. Sau khi tiếp thu các ý kiến, Dự thảo sẽ được tiếp tục hoàn thiện và trình Tổng Kiểm toán Nhà nước phê duyệt, ban hành. Theo kế hoạch, việc triển khai ứng dụng CKS tại KTNN gồm 2 giai đoạn:

Giai đoạn 1 - triển khai thí điểm từ ngày 15/11/2020 đến 15/5/2021. Ứng dụng CKS được thực hiện theo hai hình thức là sao y điện tử và ký đầy đủ với các nội dung công việc: trao đổi văn bản điện tử với cơ quan bên ngoài qua Trục liên thông văn bản quốc gia (công văn trao đổi công việc); trao đổi văn bản trong nội bộ KTNN (kế hoạch công tác năm của KTNN và các đơn vị, báo cáo đánh giá công tác, kết quả Hội nghị giao ban thường kỳ của KTNN, báo cáo kết quả công tác của đơn vị, một số quyết định và công văn thông thường...). Đối tượng áp dụng là lãnh đạo KTNN, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc KTNN, văn thư KTNN và văn thư các đơn vị.

Giai đoạn 2 - triển khai chính thức từ tháng 6/2021, trên cơ sở ý kiến của các đơn vị trong quá trình triển khai Giai đoạn 1, TTTH sẽ tổng hợp, trình lãnh đạo KTNN việc triển khai CKS trong toàn Ngành. Bên cạnh đó, trong giai đoạn này, việc áp dụng chữ CKS có thể sẽ được triển khai trên các phần mềm khác của KTNN như Hệ thống thông tin nhật ký kiểm toán giúp kiểm toán viên và tổ trưởng tổ kiểm toán thực hiện ký số trên bản nhật ký kiểm toán hằng ngày… Đặc biệt, trong hoạt động kiểm toán, CKS có thể được sử dụng thay thế chữ ký tay với tất cả các trường hợp giao dịch điện tử.

Những lưu ý khi cài đặt và sử dụng chữ ký số

CKS được cấu thành bởi 2 thành phần gồm: chứng thư số và khóa bí mật. Chứng thư số do Ban Cơ yếu Chính phủ cấp với tất cả thông tin cơ bản của tổ chức và cá nhân. Vì vậy, khi có sự thay đổi về thông tin cá nhân, TTTH phải cập nhật và gửi lại cho Ban Cơ yếu Chính phủ để thiết lập lại thông tin; khóa bí mật bao gồm sim và USD token do cá nhân quản lý (đối với CKS cá nhân) và văn thư quản lý giống như con dấu (đối với tổ chức).
  
Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư yêu cầu, văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. Chứng thư số và thiết bị kèm theo là USB token được quản lý, sử dụng như một chữ ký của cá nhân và con dấu của cơ quan. Vì vậy, người dùng phải chịu trách nhiệm pháp lý đối với thiết bị này khi quản lý và sử dụng trên môi trường mạng.

Để thực hiện được việc sử dụng CKS, người sử dụng phải tiến hành cài đặt và cấu hình trên máy tính nhằm đảm bảo việc đưa các thông tin vào nội dung văn bản cần ký. Đối với CKS, người sử dụng phải thực hiện số hóa mẫu chữ ký (chữ ký cá nhân), mẫu dấu (chữ ký đại diện đơn vị) và tiến hành gắn các mẫu này trên từng máy tính khi sử dụng để xác nhận.

Ngoài ra, để đảm bảo tính bảo mật, người sử dụng có thể đổi mật khẩu (mã PIN) ngay sau khi nhận CKS. Tuy nhiên, người sử dụng cần đảm bảo nhớ mật khẩu đã thay đổi để tránh việc quên mật khẩu, phải mất nhiều thời gian reset.

Theo ThS. Phạm Thị Thu Hà, kinh nghiệm triển khai CKS tại các đơn vị, Bộ, ngành cho thấy, giai đoạn đầu sẽ có nhiều bất cập như: lỗi mạng, chậm kết nối với Ban Cơ yếu Chính phủ, quên cách sử dụng… nên việc triển khai thường mất thời gian và người sử dụng ngại mở ứng dụng. Tuy nhiên, sau 6 tháng, ứng dụng sẽ đi vào ổn định và người dùng cũng quen dần với văn bản điện tử. Vì vậy, người sử dụng cần cố gắng thay đổi thói quen và tự làm quen dần với việc trao đổi văn bản điện tử.