(BKTO) - Trong 2 ngày 06 và 07/9, tại Hà Nội, KTNN đã tổ chức lớp đào tạo “Hướng dẫn sử dụng phần mềm số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán” để phục vụ công tác triển khai thí điểm phần mềm cho các Đoàn kiểm toán của các đơn vị KTNN chuyên ngành III, IV, VII và KTNN khu vực I.

 

Quang cảnh lớp học - Ảnh: Lê Hòa

Theo Ban Tổ chức lớp học, hằng năm, số lượng tài liệu liên quan đến hồ sơ kiểm toán rất lớn. Việc quản lý, bảo quản theo phương pháp truyền thống gây ra không ít khó khăn cho công tác tra cứu dữ liệu. Do đó, KTNN đã phối hợp với Công ty Cổ phần công nghệ và giải pháp SIMAX triển khai, xây dựng Phần mềm Hướng dẫn sử dụng phần mềm số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán nhằm: số hóa, lưu trữ tập trung các tài liệu thu thập được từ các đơn vị được kiểm toán trong quá trình khảo sát và thực hiện kiểm toán; tạo lập và lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử theo quy định của KTNN; số hóa, lưu trữ tập trung các hồ sơ kiểm toán hiện có (các hồ sơ giấy) của KTNN để tạo thành kho dữ liệu số về hồ sơ kiểm toán phục vụ công tác quản lý điều hành và hoạt động kiểm toán của KTNN.

Tại lớp học, các học viên đã được cán bộ của Công ty Cổ phần công nghệ và giải pháp SIMAX hướng dẫn sử dụng phần mềm Hướng dẫn sử dụng phần mềm số hóa và quản lý hồ sơ kiểm toán, gồm 2 phân hệ: Phân hệ tập trung tại máy chủ và phân hệ tại máy tính cá nhân.

Phân hệ tập trung tại máy chủ (cài đặt Trung tâm dữ liệu và khai thác sử dụng thông qua mạng) nhằm số hóa, lưu trữ tập trung các tài liệu thu thập được từ các đơn vị được kiểm toán trong quá trình khảo sát, thực hiện kiểm toán để phục vụ công tác kiểm toán và khai thác lại cho các kỳ kiểm toán tiếp theo; thực hiện việc tạo lập, lưu trữ hồ sơ kiểm toán điện tử của các đơn vị thực hiện kiểm toán và toàn Ngành theo quy định. Các thành viên Đoàn kiểm toán, đơn vị thực hiện kiểm toán và Vụ chức năng được khai thác thông tin theo phân quyền được cấp.

Phân hệ tại máy tính cá nhân được cài đặt độc lập tại máy tính cá nhân của kiểm toán viên, giúp kiểm toán viên, thành viên Đoàn kiểm toán có thể số hóa, lưu trữ, quản lý và khai thác các tài liệu, hồ sơ kiểm toán khi đi khảo sát, tác nghiệp tại hiện trường để phục vụ công tác kiểm toán; đồng thời cho phép kiểm toán viên gửi tài liệu về cho Tổ kiểm toán để tạo lập thành hồ sơ kiểm toán điện tử.

Công tác  triển khai thí điểm Phần mềm trên được chia làm 2 giai đoạn. Giai đoạn 1: Số hóa và lưu trữ hồ sơ kiểm toán hiện có nhằm đánh giá thực tiễn tính phù hợp của Phần mềm, đồng thời để các đơn vị làm quen với công tác số hóa và lưu trữ hồ sơ. Trong giai đoạn này, Trung tâm Tin học (KTNN) đã tổ chức tập huấn cho 5 đơn vị số hóa và lưu trữ hồ sơ vào Phần mềm, gồm 17 bộ hồ kiểm toán năm 2015 của 5 đơn vị. Sau khi triển khai thí điểm giai đoạn 1 xong, Trung tâm sẽ hoàn thiện Phần mềm và triển khai thí điểm giai đoạn 2.

Giai đoạn 2: Số hóa hồ sơ kiểm toán của một số cuộc kiểm toán thực hiện trong năm 2018 nhằm đánh giá tính phù hợp của Phần mềm, tổng hợp những khó khăn vướng mắc khi triển khai thực tế; đồng thời để các đơn vị thực hiện số hóa, lưu trữ, khai thác hồ sơ kiểm toán và các tài liệu thu thập được từ đơn vị được kiểm toán trên Phần mềm. Trong giai đoạn này, Trung tâm Tin học sẽ tổ chức đào tạo tập huấn cho các thành viên Đoàn kiểm toán sử dụng Phần mềm để thu thập, số hóa tài liệu trong quá trình khảo sát, phục vụ cho quá trình kiểm toán; tạo lập và thu thập tài liệu, bằng chứng kiểm toán và các tài liệu khác vào hồ sơ kiểm toán của cuộc kiểm toán đang thực hiện.

Sau đợt triển khai thí điểm, Trung tâm Tin học sẽ thu thập ý kiến đóng góp từ các đơn vị làm cơ sở hoàn thiện Phần mềm nhằm đáp ứng nhu cầu công việc; đồng thời nêu rõ những khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện thực tế, từ đó xây dựng Dự thảo Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng Phần mềm.